Вимоги до оформлення дублікатів документів про освіту

Дублікати карток документів про освіту видаються у разі їх втрати, а також пошкодження, які призвели до порушення їх цілісності чи знищення всіх або більшості їх реквізитів, відсутність яких унеможливлює встановлення власника документа про освіту.

У разі втрати документа про освіту необхідно звернутися до керівництва закладу освіти, де навчалися і отримали документ про освіту.

Дублікат картки документа про освіту видається за письмовою заявою власника документа.

У заяві зазначається причина втрати або пошкодження картки документа, прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання, телефон, найменування документа, назва навчального закладу та дата його закінчення, інші відомості, якщо власник вважає їх суттєвими для видачі дубліката.

До заяви додаються: (у трьох примірниках)

1. Оголошення у друкованих засобах масової інформації за місцем проживання власника документа про освіту, у якому має бути зазначено назва документа про освіту, його номер та дата видачі, на чиє ім’я виданий, яким навчальним закладом, та про визнання його недійсним.

2. Підтвердження замовлення на виготовлення дубліката документа про освіту (готує заклад освіти).

3.  Архівна довідка – у разі ліквідації навчального закладу (готує заклад освіти).

4. Ксерокопія втраченого документа про освіту. У разі відсутності такої копії подаються (готує заклад освіти):

–  довідка, що підтверджує факт видачі документа про освіту;

– завірені підписом директора та печаткою закладу копії титульної сторінки книги обліку та видачі документів про освіту, сторінки з книги обліку та видачі з відповідним записом;

– завірена підписом директора та печаткою закладу копія наказу (розпорядження), що підтверджує назву закладу на час видачі втраченого документа про освіту;

– ксерокопія документа про освіту однокласника випускника.

{Порядок в редакції Наказу Міністерства освіти і науки № 737 від 13.08.2007; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту № 806 від 18.07.2011}

V. Дублікати Карток Документів

5.1. Дублікати Карток Документів видаються в разі їх утрати, а також пошкодження, які призвели до порушення їх цілісності чи до знищення всіх або більшості реквізитів, відсутність яких унеможливлює встановлення власника Документа. У разі, якщо первинний Документ містив помилку в прізвищі, імені, по батькові власника, дублікат Картки виконується з урахуванням необхідних змін.

5.2. Дублікат Картки Документа видається за письмовою заявою власника Документа, що подається Замовнику, зазначеному в пункті 2 цього Порядку.

5.3. У заяві зазначаються причина втрати або пошкодження Картки Документа, прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання, телефон (за наявності); найменування документа, Картку якого втрачено або пошкоджено, назва навчального закладу та дата його закінчення, інші відомості, якщо власник Картки Документа або Замовник уважають їх суттєвими для видачі дубліката.

5.4. До заяви додаються:

оголошення у друкованих засобах масової інформації за місцем проживання власника Документа, у якому мають бути зазначені назва Документа, його номер та дата видачі, на чиє ім’я виданий, яким навчальним закладом, та про визнання його недійсним;

підтвердження про оплату послуг з виготовлення дубліката Картки Документа.

5.5. Замовник надає Уповноваженому органу копію (ксерокопію) оригіналу Картки Документа. Як виняток, у разі неможливості надати копію (ксерокопію) Картки Документа Замовник повинен надати Уповноваженому органу:

5.5.1. Лист-клопотання з поясненням причин, чому не може бути надана копія Картки первинного Документа.

5.5.2. Завірену виписку з книги обліку і видачі атестатів та обліку додатків до атестатів про повну загальну середню освіту, срібних і золотих медалей та ксерокопією титульної сторінки книги (журналу) та сторінки, на якій зроблено відповідний запис, який засвідчує факт отримання особою Картки Документа.

{Підпункт 5.5.2 пункту 5.5 розділу V із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства освіти і науки № 1573 від 20.12.2016}

5.6. Замовлення на виготовлення дубліката та паперові підтвердження за встановленими формами (додатки 20-22) створюються за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення та подаються Замовником до Виконавця протягом 10 робочих днів з дня звернення власника втраченої чи пошкодженої Картки Документа та подання ним усіх необхідних документів.

5.7. У замовленні на виготовлення дубліката вказується рік закінчення навчального закладу згідно з копією (ксерокопією) Картки, а дата вручення Картки Документа відповідає фактичній даті вручення дубліката. На Картці відтворюється назва, яку мав навчальний заклад на момент закінчення. Печатка, посада керівника навчального закладу, його підпис, прізвище та ініціали на Картці відтворюються чинні на момент вручення Картки дубліката Документа. У правому верхньому куті Картки дубліката Документа зазначається слово “Дублікат”.

5.8. При отриманні замовлення на виготовлення дубліката дані замовлення звіряються з даними про особу, що містяться в централізованому банку даних Міністерства освіти і науки України. При виготовленні дубліката втраченої або пошкодженої Картки Документа з моменту виготовлення дубліката попередня Картка Документа втрачає чинність, інформація про це заноситься до централізованого банку даних Міністерства освіти і науки України.

5.9. Відомості про видачу дубліката Картки заносяться до книги обліку виданих Карток Документів навчального закладу із зазначенням серії і номера документа та слова “Дублікат”. У книзі обліку видачі Карток Документів у відповідній графі про видачу первинного документа робиться відмітка про видані дублікати.